Faktury Zakupu ICO dla Subiekt GT

Rozwiązanie ma na celu ułatwienie przyjęcia faktur zakupowych wystawianych przez ICO spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa, dystrybutora urządzeń i akcesoriów do komputerów przenośnych, właściciela marek MOVANO oraz MITSU BATTERY. Pełna oferta dystrybutora dostępna jest na stronie www.movano.pl. Rozwiązanie jest w pełni bezpłatne dla wszystkich partnerów handlowych firmy ICO.

Poniżej prezentujemy główne okienko programu, z którym będą mieli Państwo do czynienia w codziennej pracy z tym rozwiązaniem. Przedstawia ono listę wystawionych przez firmę ICO faktur w zadanym przedziale czasu.

Konfiguracja programu

Instalator rozwiązania jest do pobrania z adresu http://subiektywnedodatki.pl/pliki/fz-ico-instalator.exe

W celu rozpoczęcia pracy z programem, przy pierwszym uruchomieniu należy podać dane aktywujące pracę ze wskazanym podmiotem w Subiekcie GT. Oczywiście w formularzu podajemy swój adres email, a także nazwę serwera oraz nazwę bazy. W większości standardowych instalacji Subiekta GT nazwę użytkownika zostawiamy bez zmian ‘sa’, a hasło w takich wypadkach jest puste.

W razie wątpliwości przy aktywacji modułu, można skorzystać z naszego poradnika dostępnego tutaj https://subiektywnedodatki.pl/aktywacja-naszych-modulow/ lub skontaktować się z nami telefonicznie lub mailowo (kontakty na końcu dokumentu).

Po poprawnej aktywacji modułu, również przy pierwszym uruchomieniu programu, pojawi się automatycznie okienko ustawień, które należy odpowiednio wypełnić.

W polu Adres URL należy podać adres wygenerowany przez przedstawiciela ICO, który umożliwia dostęp do Państwa indywidualnych danych o fakturach sprzedaży wystawionych dla Was przez firmę ICO. Kolejne pola czyli Symbol dostawcy oraz Nazwa dostawcy program wypełnia samodzielnie odszukując na podstawie NIP-u właściwego kontrahenta w bazie Subiekta GT (o symbolu 8961557653 lub o NIP-ie zapisanym bez kresek 8961557653). W przypadku gdy program nie będzie w stanie automatycznie odnaleźć właściwej kartoteki kontrahenta, w polu Symbol dostawcy trzeba będzie wpisać symbol wybranego kontrahenta.

Dalej należy wskazać domyślną lokalizację, gdzie będą zapisywane obrazy faktur w postaci plików PDF oraz pliki EPP w przypadku korzystania z programu z opcją generowania takich plików. Standardowo program wskazuje pulpit jako domyślną lokalizację zapisu, ale można ją zmienić korzystając z przycisku Wybierz folder.

Domyślnie program zakłada pracę w trybie z użyciem Sfery dla Subiekt GT – polecamy tę opcję jak znacznie łatwiejszą i szybszą w codziennej pracy. Jeżeli nie posiadają Państwo licencji na Sferę dla Subiekt GT, to można ją aktywować na 15 dni w trybie testowym w menu Pomoc – InfoSfera w Subiekcie GT. Przy wyłączonym znaczniku ‘przyjęcie dokumentów z użyciem Sfery dla Subiekt GT’, rozwiązanie będzie generowało pliki EPP, które można zaimportować do Subiekta GT (o tym w dalszej części tej instrukcji w rozdziale Praca z programem).

Ostatni znacznik ‘zakładaj nowe pozycje towarowe’ działa tylko w wariancie z użyciem Sfery dla Subiekta GT. W sytuacji kiedy na naszej fakturze pojawia się nowy towar – w Subiekcie GT w kartotece towarów nie mamy jeszcze pozycji o takim symbolu, to przy włączonym znaczniku nowy towar zostanie założony. Przy wyłączonym znaczniku przy przyjęciu faktury zostanie dodana pozycja – tzw. usługa jednorazowa – w razie potrzeby użytkownik będzie mógł samodzielnie w razie potrzeby założyć nowy towar w Subiekcie GT.

Przy każdym uruchomieniu programu / odświeżeniu listy faktur pojawia się poniższe okienko informacyjne z komunikatem od firmy ICO oraz z linkiem do naszej strony – jeżeli chcieliby Państwo zapoznać się z innymi rozwiązaniami dla Subiekta GT, jakie mamy w ofercie lub skorzystać z naszej pomocy (namiary kontaktowe również na naszej stronie).

 

Praca z programem

Główne okno programu z listą dostępnych do wczytania / pobrania faktur odświeża się automatycznie przy każdym uruchomieniu programu oraz po kliknięciu w przycisk Odśwież listę. Przedział za jaki wyświetlane są faktury jest ustawiany poprzez zmianę ostatnich 2 cyfr w Adresie URL podanym w oknie Ustawienia (domyślna wartość 14, ale dozwolone są wartości od 7 do 30). W ostatniej kolumnie na liście faktur pojawia się znacznik ‘Tak’, dla tych dokumentów, które zostały już przyjęte do Subiekta GT. Rozwiązanie identyfikuje takie dokumenty po numerze faktury oraz po dacie wystawienia. Jeżeli faktura zakupu zostanie przyjęta w Subiekcie GT z inną datą wystawienia, to taka faktura nie zostanie poprawnie rozpoznana jako przyjęta. Włączając znacznik ‘pokaż tylko nieprzyjęte faktury’, możemy na liście ukryć te faktury, które już zostały przyjęte do Subiekta GT.

Sam proces wczytania faktury do Subiekta GT z użyciem Sfery jest bardzo prosty. Wystarczy zaznaczyć wybraną pozycję z listy faktur i z podręcznego menu pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Wczytaj przez Sferę.

Wybrany dokument zostanie wczytany do Subiekta w postaci standardowego okna przyjęcia faktury zakupu z automatycznie wczytanymi wszystkimi dostępnymi danymi, zaczynając od numeru dokumentu, daty wystawienia, z wczytanym kontrahentem firmą ICO, wstawionymi wszystkimi pozycjami z faktury oraz ustawionym terminem płatności. Dodatkowo rozwiązanie automatycznie pobiera obraz faktury w postaci wydruku w formacie PDF i zapisuje go w lokalizacji okreslonej w oknie Ustawienia.

W przypadku wybrania opcji pracy bez użycia Sfery, program generuje pliki EPP, które można następnie zaimportować do Subiekta GT poprzez wbudowany mechanizm importu takich plików. W celu wygenerowania pliku EPP korzystamy z podręcznego menu pod prawym przyciskiem na liście faktur i klikamy w opcję Generuj plik EPP. Plik taki zapisywany jest w lokalizacji wskazanej w oknie Ustawienia.

W przypadku wybrania opcji pracy bez użycia Sfery, program generuje pliki EPP, które można następnie zaimportować do Subiekta GT poprzez wbudowany mechanizm importu takich plików. W celu wygenerowania pliku EPP korzystamy z podręcznego menu pod prawym przyciskiem na liście faktur i klikamy w opcję Generuj plik EPP. Plik taki zapisywany jest w lokalizacji wskazanej w oknie Ustawienia.

Sugerujemy wykonywanie importu wg ustawień domyślnych widocznych powyżej. Sam import inicjujemy klikając w przycisk Wykonaj. Rezultat powinien być identyczny jak w przypadku wczytania faktury z użyciem Sfery – powinno otworzyć się standardowe okno dokumentu faktura zakupu gotowe do zapisu.

Jak widać użycie modułu bez użycia Sfery, wymaga trochę więcej klikania i dodatkowo na końcu wykonania porządków w postaci skasowania plików EPP jakie są generowane.

Zarówno w wariancie z użyciem Sfery, jak i przy generowaniu plików EPP, w przypadku zaznaczenia kilku dokumentów na liście, program kolejno wczyta te faktury / wygeneruje pliki EPP oraz pobierze obrazy wydruków faktur w plikach PDF.

Zaszufladkowano do kategorii Bez kategorii | Dodaj komentarz

Subiekt GT wersja 1.54

Nowa wersja jest już dostępna od kilku dni do pobrania, ale dopiero teraz znaleźliśmy chwilę, aby bliżej przyjrzeć się tej wersji. Kilka z ostatnich wersji było poświęconych przede wszystkim zmianom związanym z wchodzącymi regulacjami prawnymi (m.in. JPK, RODO, płatność podzielona).  Obecna wersja 1.54 jest w przełomowa, bo oferuje ciekawe zmiany funkcjonalne.

Najciekawszą nowością jest pojawienie się zakładki Parametry indywidualne w kartotece kontrahentów, która pozwala dla wybranego kontrahenta ustawić domyślne parametry dokumentów wystawianych dla tego kontrahenta takie jak: waluta, sposób wyliczania (netto / brutto), domyślny rodzaj transakcji VAT osobno dla sprzedaży i zakupu.

Dodano też możliwość sprawdzenia statusu VAT kontrahenta poprzez podanie NIP-u bez konieczności zakładania kartoteki kontrahenta oraz możliwość zbiorczego sprawdzania statusu VAT kontrahentów na fakturach i korektach zakupu. Wszystkie ww. nowe funkcje są zabezpieczone aktywnym abonamentem (korzystanie z nich nie będzie możliwe, gdy abonament nie będzie aktywny).

W ramach funkcji nie objętych aktywnym abonamentem doszła ciekawa funkcja związana z listami nieedycyjnymi, gdzie dodano możliwość włączenie zawijania treści niemieszczącej się w kolumnie listy w wiersze. W tym celu w parametrach list dodano znacznik Zawijanie wierszy (funkcja jest dostępna na liście pod prawym przyciskiem myszy po wybraniu opcji Operacje na liście – Parametry listy oraz dodatkowo trzeba zwiększyć wysokość wiersza danej listy).

Tę funkcję można włączyć np. w celu lepszego wyświetlania zawartości dłuższych pól np. opisu towaru na liście pozycji w kartotece towarów i usług, czy pola z uwagami do dokumentu na liście dokumentów.

Dodatkowo jest też szereg innych nowości oraz poprawek opisanych bardziej szczegółowo na stronie producenta pod adresem https://www.insert.com.pl/dla_uzytkownikow/subiekt_gt/ulepszenia/opis_zmian.html

Zaszufladkowano do kategorii Bez kategorii | Dodaj komentarz

Wykorzystanie Sfery – importer towarów z firmy Gatito

Dla jednego z naszych klientów przygotowaliśmy narzędzie umożliwiające import do Subiekta GT towarów oferowanych przez hurtownię Gatito. Zajmuje się ona sprzedażą odzieży dziecięcej i niemowlęcej, akcesoriów licencyjnych, tekstyliów oraz zabawek na licencji: Soy Luna, Frozen, Minionki, Avengers, Minecraft, Angry Birds, Star Wars, Spiderman, Cars, Frozen, Myszka Minnie, Violetta, My Little Pony i wielu innych.

Nasze rozwiązanie umożliwia wybór z listy i zakładanie w Subiekcie nowych towarów w oparciu o ofertę udostępnioną przez dystrybutora w formie pliku XML. W ramach importu danych do Subiekta zapisywane są podstawowe dane towarów, ale również importowane zdjęcia udostępniane przez hurtownię Gatito. Rozszerzeniem modułu do dodawania nowych towarów jest dodatkowe narzędzie umożliwiające cykliczną aktualizację cen i stanów magazynowych, co jest szczególnie istotne dla firm, które chcą bez konieczności kupowania towaru na ‚swój’ magazyn współpracować z dystrybutorem na zasadzie realizacji zamówień z magazynu dystrybutora / dropshippingu.

W razie zainteresowania tym, czy innym podobnym rozwiązaniem – zapraszamy do kontaktu.

Zaszufladkowano do kategorii Bez kategorii | Dodaj komentarz

Kod kreskowy na liście pozycji w dokumencie

Niektórym klientom brakuje możliwości wyświetlenia kolumny z kodami kreskowymi na liście towarów w dokumencie – co np. ułatwia przyjęcie towarów i zweryfikowanie przy wprowadzaniu faktury zakupu, czy do towaru jest przypisany kod kreskowy i czy jest on aktualny.

Rozwiązaliśmy ten problem przy pomocy specjalnego rozwiązania pracującego na bazie podmiotu, które w trakcie pracy podstawia kod kreskowy w miejsce symbolu u dostawcy, a kolumnę z tym symbolem możemy bez problemy dodać do widoku pozycji na dokumencie co widać na poniższym zrzucie ekranu.

Jeżeli z jakichś względów użycie pola symbol u dostawcy nie wchodzi w grę (np. jest ono już w użyciu), to zamiast tego pola można użyć pola z opisem towaru. Rozwiązanie zadziała na dowolnym dokumencie, a także pozwala na wyświetlenie kodu kreskowego wszędzie tam, gdzie jest możliwość dodania do widoku pola symbol towaru u dostawcy, a nie ma opcji wyświetlenia pola podstawowy kod kreskowy.

W razie zainteresowania tym rozwiązaniem – zapraszamy do kontaktu z nami.

Zaszufladkowano do kategorii Bez kategorii | Dodaj komentarz

Kurs średni EUR z ECB European Central Bank w Subiekcie GT

Dla jednego z naszych klientów przygotowaliśmy rozwiązanie umożliwiające automatyczne aktualizowanie kursu średniego EUR / PLN na podstawie notowań z Europejskiego Banku Centralnego – EBC (European Central Bank). Pozwala to na korzystanie z tego kursu przy automatycznym przeliczaniu cen wyrażonych w EUR w Subiekcie GT. W przypadku zainteresowania ty rozwiązaniem zapraszamy do kontaktu z nami.

Zaszufladkowano do kategorii Bez kategorii | Dodaj komentarz

Kurier GEIS dla Subiekt GT – opis i wersja demo

Zapraszamy do poczytania o module kurierskim GEIS i do pobrania wersji demo

https://subiektywnedodatki.pl/kurier-geis-dla-subiekt-gt/

Zaszufladkowano do kategorii Bez kategorii | Dodaj komentarz

Nowy moduł kurierski dla Subiekt GT na ukończeniu – firma GEIS

Wzorem innych naszych podobnych rozwiązań kurierskich, w oparciu o usługę Gservice przygotowaliśmy moduł Kurier GEIS dla Subiekt GT. Moduł obecnie jest już w fazie końcowych testów.

Jeżeli są Państwo zainteresowani jego przetestowaniem – zapraszamy do kontaktu na adres biuro@subiektywnedodatki.pl

Zaszufladkowano do kategorii Bez kategorii | Dodaj komentarz

Płatność podzielona / split payment

Od 1 lipca wchodzi w życie mechanizm płatności podzielonej / split payment. Najnowsza wersje Subiekta GT 1.53 oraz Subiekta nexo 21 obsługują już ten mechanizm. Więcej informacji na stronach producenta i w Waszych aplikacjach bankowych.

Zaszufladkowano do kategorii Bez kategorii | Dodaj komentarz

RODO weszło w życie już miesiąc temu…

Ale czy na pewno wiecie jak w programach firmy Insert rozwiązano zagadnienia wsparcia dla tego tematu? Polecamy materiały edukacyjne na stronie producenta.

Zaszufladkowano do kategorii Bez kategorii | Dodaj komentarz

Czas na odświeżenie Przypominacza!

W końcu przyszła ta chwila, kiedy możemy udostępnić nową wersję naszego dość popularnego narzędzia do przypominania klientom o terminach płatności faktur. Przypominacz w wersji 2 został napisany niemal od podstaw. Na pierwszy rzut oka widać zupełnie nowy interfejs do wyświetlania i zarządzania listą nierozliczonych dokumentów. Pojawiła się możliwość sortowania po dowolnej kolumnie, czy nowe filtry.

W środku programu – też sporo zmian. Nowa wersja posiada wbudowany mechanizm wysyłania wiadomości – nie ma więc potrzeby korzystania z domyślnego klienta pocztowego. Poza tym oprócz możliwości wysyłania przypomnień i powiadomień – znanych w poprzedniej wersji, od teraz mamy do dyspozycji trzeci typ wiadomości – wezwanie do zapłaty.

Więcej informacji o ten nowej wersji jest na stronie modułu https://subiektywnedodatki.pl/dostepne-rozwiazania/pozostale/przypominacz-2-dla-subiekt-gt/, gdzie dostępna jest do pobrania wersja demo. Pozwala ona na wykonanie 50 operacji w trybie testowym, przy czym w ramach pojedynczej operacji może być wysłane wiele wiadomości do różnych kontrahentów. Do końca miesiąca przedstawimy informacje dotyczące warunków aktualizacji ze starszych wersji Przypominacza, ceny dla nowych licencji oraz informacje o kolejnych nowościach jakie powinny pojawić się w tym programie w najbliższym czasie.

Zapraszamy do testowania naszego rozwiązania! Jeżeli 50 operacji będzie za mało aby przetestować to rozwiązanie – prosimy o kontakt z nami drogą mailową na adres biuro@subiektywnedodatki.pl.

Zaszufladkowano do kategorii Bez kategorii | Dodaj komentarz