Po dłuższym czasie pracy z przyjmowaniem faktur z KSeF w Subiekcie GT dochodzi się do wniosku, iż przyjmowanie faktur do tych samych wystawców oraz cyklicznych faktur kosztowych, zaczyna być męczące i zajmować coraz więcej cennego czasu, szczególnie w małych firmach, które nie mają sztabu pracowników, którzy mogą to na bieżąco realizować. Jeśli jeszcze chodzi o faktury z towarami, które są przeznaczane do działalności handlowej, to przetwarzamy je na bieżąco, bo przecież potrzebujemy towar do naszej działalności, więc przetwarzamy je na faktury zakupu w Subiekcie GT. Gorzej z fakturami kosztowymi: za media, wynajem, paliwo, zakupy towarów nie związanych z działalnością handlową, to te zwykle odkładamy na później, bo zawsze są ważniejsze spray i nagle okazuje się, że trzeba znaleźć czas na porządki i odszukać te z terminem płatności, bo przecież operator telekomunikacyjny, czy dostawca mediów nie będzie czekał na opłacenie faktury w nieskończoność.
Założenia
Rozwiązanie ma za zadanie wspierać użytkownika w codziennym przyjmowaniu faktur zakupu w Subiekcie GT na podstawie dokumentów KSeF widocznych w widoku zakładce e-Faktury (KSeF). Rozwiązanie wymaga włączonej funkcji automatycznego pobierania faktur zakupu z KSeF, gdzie dany podmiot jest nabywcą. Dopiero pojawienie się faktury na ww. widoku spowoduje, że przygotowane rozwiązanie będzie je widzieć dla potencjalnego wykonania opisanych poniżej działań. Pobieranie faktur z KSeF jest realizowany przez mechanizmy wbudowane w Subiekta GT, więc wiąże się z kosztem w postaci pobieranych opłat w postaci InsPunktów wg aktualnie obowiązującego cennika. Do poprawnego działania rozwiązania potrzebna jest aktywna licencja Sfera dla Subiekt GT na 1 stanowisko. Ze względu na ciągły charakter działania (uruchamianego np. cyklicznie z harmonogramu zadań – wymagana jest licencja Sfery na dodatkowe stanowisko, niezależnie od licencji używanych z innymi rozwiązaniami (aby zapobiec sytuacji kiedy licencja będzie zablokowana dla innego rozwiązania i to rozwiązanie przestanie działać z braku wystarczającej ilości licencji Sfery.
Ważnym założeniem rozwiązania jest to, iż to użytkownik decyduje dla którego wystawcy / kontrahenta włączy funkcję automatycznego przyjmowania faktur zakupu. Decyduje o tym nadanie istniejącemu kontrahentowi cechy o nazwie KSEF-AUTO-PRZYJECIE. Pozwala to kontrolę od którego wystawcy faktury zostaną automatycznie przetworzone na fakturę zakupu. Dlatego też program automatycznie nie przyjmie faktur zakupu dla kontrahentów, którzy jeszcze nie zostali założeni w Subiekcie GT (kontrahent jest wyszukiwany po identyfikatorze NIP wpisanym bez kresek czy innych separatorów w polu symbol (nie szukamy po polu NIP w dedykowanym polu, aby uniknąć konieczności weryfikacji, która kartoteka kontrahenta ma być użyta w przypadku kilku kartotek z tym samym identyfikatorem NIP. Dodanie cechy KSEF-AUTO-PRZYJECIE oznacza w pewnym sensie, że 'ufamy’ danemu wystawcy i jego faktury nie powinny zawierać niespodzianek (np. nietypowe kwoty, dodatkowe pozycje), które wymagają dodatkowej weryfikacji, co oczywiście nie zwalnia użytkownika z konieczności weryfikacji, czy faktury zostały przez wystawcę poprawnie wystawione co do kwot i pozycji jakie one zawierają.
Druga cecha która ma zastosowanie w tym rozwiązaniu to taka o nazwie KSEF-USLUGI-JEDNORAZOWE, która nadana dla wybranych kontrahentów będzie decydować o tym, iż wszystkie pozycje z wszystkich faktur od tego kontrahenta będą wczytywane jako usługi jednorazowe (bez szukania w kartotece towarów pasujących pozycji towarowych). Pozwala to na łatwe obsłużenie przede wszystkim wszystkich faktur kosztowych, gdzie nie potrzebujemy ewidencji stanów nabywanych usług czy towarów (media, opłaty telekomunikacyjne, opłaty leasingowe, itp). W przypadku kiedy nie nadamy kontrahentowi cechy KSEF-USLUGI-JEDNORAZOWE, program będzie próbował dopasować istniejące kartoteki towarowe z Subiekta GT na podstawie identyfikatorów towarów dostępnych w pobranej e-fakturze z KSeF (pola GTIN i Indeks, najpierw sprawdzamy po GTIN w polu podstawy kod kreskowy, a dopiero później Index w polu symbol w Subiekcie GT).
Planowana jest jeszcze kolejna cecha o nazwie KSEF-ZAKLADAJ-TOWARY, która będzie decydować o tym, iż dla danego kontrahenta towary które nie zostały odnalezione na podstawie identyfikatorów GTIN i Indeks, będą automatycznie nowe kartoteki towarowe z symbolem odpowiadającym polu Indeks oraz podstawowym kodem kreskowym z pola GTIN w e-Fakturze. W przypadku braku tej cechy dla danego kontrahenta / wystawcy, będą przetwarzane i przekształcane w faktury zakupu wyłącznie te dokumenty, dla których 100% pozycji towarowych zostanie poprawnie zidentyfikowanych (rozwiązanie działa w trybie automatycznym bez prezentowania interfejsu użytkownika, więc nie ma możliwości pokazania pozycji 'niezidentyfikowanych’ jak przy tradycyjnym / ręcznym przetwarzaniu e-Faktur w faktury zakupu w Subiekcie GT).
Kolejnym założeniem na start jest fakt, iż przetwarzane są jedynie e-Faktury ze statusem przetworzenia ’Nowe’. Pozwala to w przypadku nowych wystawców faktur (tych od których nie przyjmowaliśmy faktur przez KSeF (istniejąca kartoteka kontrahenta) oraz tych od których pierwszy raz mamy fakturę (brak kartoteki kontrahenta), na założenie lub zmodyfikowanie istniejącej kartoteki, przypisanie odpowiednich cech, aby było możliwe w przyszłości ich automatyczne przyjęcie. Nieudane przyjęcie faktury (z braku dopasowania kontrahenta lub braku pełnej identyfikacji wszystkich pozycji towarowych) w podstawowej nie powoduje zmian statusu przetworzenia ’Nowe’, co pozwala użytkownikowi przeprowadzić odpowiednie działania 'naprawcze’ typu: założenie nowego kontrahenta, uzupełnienie cech istniejącemu kontrahentowi, czy założenie ręczne nowych pozycji towarowych. Przy kolejnym uruchomieniu rozwiązanie ponownie spróbuje przetworzyć e-fakturę w fakturę zakupu o ile poprawnie uzupełniliśmy brakujące elementy.
Na obecnym etapie rozwiązanie przyjmuje faktury na magazynie podstawowym lub domyślnym dla zalogowanego użytkownika wskazanego w pliku Subiekt.xml, który jest wykorzystywany do automatyzacji uruchamiania rozwiązania (Poradnik dotyczący tego zagadnienia) .
Artykuł w trakcie opracowywania – Dalsza część wkrótce…
Rozwiązanie wymaga posiadania licencji na Sferę dla Subiekt GT. Jeżeli nie korzystali Państwo wcześniej z tego dodatku, to można go bezpłatnie aktywować na 15 dni w wersji testowej. Należy w tym celu skorzystać w Subiekcie z menu Pomoc – Infosfera i kliknąć w hiperłącze Aktywuj wersję próbną. W przypadku potrzeby zakupu Sfery dla Subiekt GT, zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą promocyjnych zestawów naszych rozwiązań w zestawie z licencją Sfery dla pierwsze stanowisko.
Uwaga! Do szybkiego i poprawnego uruchamiania Sfery zalecamy przygotowanie pliku Subiekt.xml i umieszczenie go w folderze, gdzie został zainstalowany program. Poradnik dotyczący tego zagadnienia dostępny jest tutaj.
Pomoc techniczna
Jest oferowana:
– telefonicznie pod numerem 793 952200 w dni robocze w godz 11:00-16:00
– drogą mailową na adres biuro@subiektywnedodatki.pl
Przedmiotem oferty jest wersja instalacyjna programu z licencją do zainstalowania na jednym komputerze. Oprogramowanie zostanie wygenerowane i dostarczone wyłącznie w wersji elektronicznej (wysyłka mailem lub plik do pobrania z naszego serwera).
Do pobrania:
Koszt modułu to 599 zł brutto za stanowisko / podmiot. Zamówienia można składać przez sklep www.StrefaLicencji.pl (przycisk Zamawiam) z możliwością zapłaty przelewem lub kartą.
