Brak ustawionego hasła do logowania

Problem oczywiście nie dotyczy użytkowników, którzy pracują samodzielnie z Subiektem, czy osób które mają wyłączny dostęp do danego komputera w małych jednoosobowych firmach. Jednakże w przypadku większości firm, gdzie więcej niż 1 użytkownik ma dostęp do bazy Subiekta GT, to istotny błąd. Czy to na wspólnie używanym komputerze, czy na indywidualnych komputerach, brak hasła to zostawienie furtki współpracownikom do świadomego / czy nieświadomego zmienienia danych, które nie powinny być zmienione. Legendy krążą na temat tego, co kto komu i gdzie pozmieniał w Subiekcie GT czy innym podobnym programie pozostawionym bez podstawowego zabezpieczenia jakim jest hasło i jakie były tego konsekwencje finansowe.

Wstawiony obrazek może jest dosadny, ale wystarczy bowiem zmienić choćby formę płatności na dokumencie, aby wprowadzić bałagan w rozrachunkach i spowodować spore manko w kasie firmy. W wielu firmach nakłada się jeszcze na to zjawisko 'udostępniania’ hasła współpracownikom, co niestety może mieć takie same lub gorsze konsekwencje, kiedy pracodawca nie uwierzy tłumaczeniom i postanowi się rozstać z pracownikiem który 'w dobrej wierze’ udostępnił hasło. Także pamiętajmy, że hasło to podstawa bezpieczeństwa danych w firmie, gdzie wielu użytkowników ma dostęp do danych. Pamiętajmy też, że Subiekt GT posiada wbudowaną funkcję Szpiega, którą użytkownik z uprawnieniami Szefa może w razie potrzeby włączyć, aby monitorować zakres zmian jakie wprowadzają użytkownicy w ramach posiadanych uprawnień.

Brak konfiguracji uruchamiania Subiekta

Brak prawidłowej konfiguracji widać już na początku pracy z Subiektem na danym stanowisku. Objawia się to pojawianiem kolejnych ekranów, które trzeba przeklikać, aby dojść do pierwszego ekranu na którym można wykonać konkretne zadanie, czyli np. wystawić fakturę?

Też tak macie? Jeśli tak, to najwyższy czas, aby oswoić się z Programem serwisowym i zapoznać się opcją Parametry uruchomieniowe w menu Serwer. Więcej o tym zagadnieniu piszemy w naszym poradniku Szybkie uruchamianie i logowanie do Subiekta GT. Należy pamiętać, że każde uruchomienie programu to kilka dodatkowych kliknięć, a co za tym idzie zmarnowany czas na powtarzane wielokrotnie bezproduktywne czynności.

Włączona zakładka Nowości

To zagadnienie powiązane z brakiem poprawnej konfiguracji przy uruchamianiu Subiekta GT, bo okazuje się, że na wielu komputerach gdzie uruchamia się Subiekt GT pierwszym ekranem, jaki pojawia się, jest ten z otwartą zakładką Nowości.

Pojawia się ona zawsze, kiedy na komputerze zostanie zainstalowana nowa wersja Subiekta GT. Pokazuje ona nowe funkcje jakie pojawiły się w programie wraz z aktualną wersją jaką mamy zainstalowaną. Oczywiście gorąco zachęcamy do zapoznania się z informacjami jakie ona zawiera. Jak najbardziej nie musimy czytać tych informacji od razu, ale nie warto tego odwlekać w nieskończoność. A jak już się zapoznamy z informacjami tam zawartymi, warto kliknąć i włączyć opcję Nie pokazuj informacji przy następnym rozpoczęciu pracy. Bo w końcu ile razy można patrzeć na kartę z  której treścią się już zapoznaliśmy? To w końcu przynajmniej 2 kliknięcia mniej przy każdym uruchomieniu Subiekta GT. Dodatkowo po zaznaczeniu wskazanej opcji przy kolejnym uruchomieniu Subiekta GT wrócimy do miejsca / modułu w którym zakończyliśmy pracę przy poprzednim jego uruchomieniu

Przy okazji zakładki Nowości i jej wyłączania warto wspomnieć o mało znanej możliwości w Subiekcie GT w postaci pracy z wieloma otwartymi zakładkami.

Wystarczy w tym celu przy uruchamianiu kolejnego modułu warto przytrzymać wciśnięty klawisz Ctrl, a nowy moduł zostanie otwarty na nowej zakładce. Jak ktoś jest przyzwyczajony do nawigowania pomiędzy zakładkami w przeglądarce internetowej, to w Subiekcie GT nawigowanie przebiega dokładnie tak samo.

Brak ustawienia odpowiednich uprawnień

W domyślnej konfiguracji Subiekta GT wszyscy użytkownicy mają identyczne uprawnienia. Wyjątkiem jest użytkownik założony jako Szef, który ma dostęp do obsługi słownika Personel, gdzie z kolei można zdefiniować uprawnienia poszczególnych pracowników, jakich konta są założone w Subiekcie GT. Skorzystanie z uprawnień pozwala np. zablokować możliwość edycji wystawionych dokumentów sprzedaży, aby zapobiec zmianom w dokumentach (bez rozważania czy to zmiany zamierzone, czy przypadkowe), które mogą mieć wpływ na różne aspekty działania przedsiębiorstwa, jak chociażby stany magazynowe, stan rozliczeń kasowych, czy stan rozrachunków. Istotny jest także aspekt ograniczenia dostępu do modułów i informacji, które nie są wymagane na danym stanowisku.

Magazynier nie potrzebuje dostępu do stanów rozliczeń z kontrahentem, czy dostępu do wystawiania dokumentów handlowych, ew. jedynie do wybranych dokumentów magazynowych. Pracownik księgowości mający dostęp do rachunku bankowego będzie potrzebował dostępu do funkcji związanych z prowadzeniem rozrachunków, ale też nie koniecznie potrzebuje dostępu do edycji wystawionych dokumentów handlowych. Takie i podobne ograniczenia można zrealizować właśnie poprzez konto Szefa w słowniku Personel.

Niewykorzystywana funkcjonalność pól własnych

Na koniec zostawiliśmy sobie rodzynek w postaci pól własnych, które bardzo poszerzają możliwości Subiekta GT. W części jaką dostajemy bezpłatnie w ramach standardowego pakietu, mamy pola własne standardowe w kartotece towarów i usług oraz kartotece kontrahentów, w obu przypadkach mamy do dyspozycji po 8 takich pól. Pola własne to nic innego jak dodatkowe pola tekstowe mogące pomieścić dodatkowe informacje o długości do 50 znaków. Dostęp do pól własnych w kartotece towarów i usług jest poprzez zakładkę Własne, która zazwyczaj jest ostatnia w oknie Towar. Lista tam widoczna jest oczywiście pusta, do momentu kiedy tych pól nie zdefiniujemy w module Administracja – Parametry – Pola własne. W przypadku towarów może być to np. pole definiujące lokalizację towaru w naszym magazynie, a dla kontrahentów np. numer rejestracyjny samochodu jakim odbierany jest towar / na jaki wystawiana jest faktura za naprawę, czy temu podobne informacje.

W tym samym miejscu zdefiniujemy również pola własne dla innych obiektów w Subiekcie GT. Przy czym dla towarów i kontrahentów bezpłatnie mamy tylko pola standardowe. Natomiast posiadając jeden z dodatków: niebieski PLUS dla InsERT GT, zielony PLUS dla InsERT GT oraz czerwony PLUS dla InsERT GT możemy zdefiniować rozszerzone pola własne, które mogą być różnych typów, np.: dłuższe teksty, daty, flagi, kwoty, liczby, słowniki wbudowane lub zdefiniowane w Subiekcie GT lun nawet własne listy bazujące na zapytaniach SQL.

Jak więc widać, często robiąc niewiele, bez specjalnych dodatkowych nakładów, można uzyskać znaczne usprawnienie swojej, czy współpracowników pracy, poprzez wykluczenie zbędnych operacji.  Przy okazji można zabezpieczyć się przed poważnymi konsekwencjami finansowymi, wynikającymi ze złych nawyków, jeżeli chodzi o bezpieczeństwo przetwarzanych danych w Subiekcie GT. Można też lepiej wykorzystać możliwości programu, korzystając z funkcji o których być może nie mieliście pojęcia!