Faktury Zakupu ICO dla Subiekt GT

Rozwiązanie ma na celu ułatwienie przyjęcia faktur zakupowych wystawianych przez ICO spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa, dystrybutora urządzeń i akcesoriów do komputerów przenośnych, właściciela marek MOVANO oraz MITSU BATTERY. Pełna oferta dystrybutora dostępna jest na stronie www.movano.pl. Rozwiązanie jest w pełni bezpłatne dla wszystkich partnerów handlowych firmy ICO.

Poniżej prezentujemy główne okienko programu, z którym będą mieli Państwo do czynienia w codziennej pracy z tym rozwiązaniem. Przedstawia ono listę wystawionych przez firmę ICO faktur w zadanym przedziale czasu.

Konfiguracja programu

Instalator rozwiązania jest do pobrania z adresu http://subiektywnedodatki.pl/pliki/fz-ico-instalator.exe

W celu rozpoczęcia pracy z programem, przy pierwszym uruchomieniu należy podać dane aktywujące pracę ze wskazanym podmiotem w Subiekcie GT. Oczywiście w formularzu podajemy swój adres email, a także nazwę serwera oraz nazwę bazy. W większości standardowych instalacji Subiekta GT nazwę użytkownika zostawiamy bez zmian ‘sa’, a hasło w takich wypadkach jest puste.

W razie wątpliwości przy aktywacji modułu, można skorzystać z naszego poradnika dostępnego tutaj https://subiektywnedodatki.pl/aktywacja-naszych-modulow/ lub skontaktować się z nami telefonicznie lub mailowo (kontakty na końcu dokumentu).

Po poprawnej aktywacji modułu, również przy pierwszym uruchomieniu programu, pojawi się automatycznie okienko ustawień, które należy odpowiednio wypełnić.

W polu Adres URL należy podać adres wygenerowany przez przedstawiciela ICO, który umożliwia dostęp do Państwa indywidualnych danych o fakturach sprzedaży wystawionych dla Was przez firmę ICO. Kolejne pola czyli Symbol dostawcy oraz Nazwa dostawcy program wypełnia samodzielnie odszukując na podstawie NIP-u właściwego kontrahenta w bazie Subiekta GT (o symbolu 8961557653 lub o NIP-ie zapisanym bez kresek 8961557653). W przypadku gdy program nie będzie w stanie automatycznie odnaleźć właściwej kartoteki kontrahenta, w polu Symbol dostawcy trzeba będzie wpisać symbol wybranego kontrahenta.

Dalej należy wskazać domyślną lokalizację, gdzie będą zapisywane obrazy faktur w postaci plików PDF oraz pliki EPP w przypadku korzystania z programu z opcją generowania takich plików. Standardowo program wskazuje pulpit jako domyślną lokalizację zapisu, ale można ją zmienić korzystając z przycisku Wybierz folder.

Domyślnie program zakłada pracę w trybie z użyciem Sfery dla Subiekt GT – polecamy tę opcję jak znacznie łatwiejszą i szybszą w codziennej pracy. Jeżeli nie posiadają Państwo licencji na Sferę dla Subiekt GT, to można ją aktywować na 15 dni w trybie testowym w menu Pomoc – InfoSfera w Subiekcie GT. Przy wyłączonym znaczniku ‘przyjęcie dokumentów z użyciem Sfery dla Subiekt GT’, rozwiązanie będzie generowało pliki EPP, które można zaimportować do Subiekta GT (o tym w dalszej części tej instrukcji w rozdziale Praca z programem).

Ostatni znacznik ‘zakładaj nowe pozycje towarowe’ działa tylko w wariancie z użyciem Sfery dla Subiekta GT. W sytuacji kiedy na naszej fakturze pojawia się nowy towar – w Subiekcie GT w kartotece towarów nie mamy jeszcze pozycji o takim symbolu, to przy włączonym znaczniku nowy towar zostanie założony. Przy wyłączonym znaczniku przy przyjęciu faktury zostanie dodana pozycja – tzw. usługa jednorazowa – w razie potrzeby użytkownik będzie mógł samodzielnie w razie potrzeby założyć nowy towar w Subiekcie GT.

Przy każdym uruchomieniu programu / odświeżeniu listy faktur pojawia się poniższe okienko informacyjne z komunikatem od firmy ICO oraz z linkiem do naszej strony – jeżeli chcieliby Państwo zapoznać się z innymi rozwiązaniami dla Subiekta GT, jakie mamy w ofercie lub skorzystać z naszej pomocy (namiary kontaktowe również na naszej stronie).

 

Praca z programem

Główne okno programu z listą dostępnych do wczytania / pobrania faktur odświeża się automatycznie przy każdym uruchomieniu programu oraz po kliknięciu w przycisk Odśwież listę. Przedział za jaki wyświetlane są faktury jest ustawiany poprzez zmianę ostatnich 2 cyfr w Adresie URL podanym w oknie Ustawienia (domyślna wartość 14, ale dozwolone są wartości od 7 do 30). W ostatniej kolumnie na liście faktur pojawia się znacznik ‘Tak’, dla tych dokumentów, które zostały już przyjęte do Subiekta GT. Rozwiązanie identyfikuje takie dokumenty po numerze faktury oraz po dacie wystawienia. Jeżeli faktura zakupu zostanie przyjęta w Subiekcie GT z inną datą wystawienia, to taka faktura nie zostanie poprawnie rozpoznana jako przyjęta. Włączając znacznik ‘pokaż tylko nieprzyjęte faktury’, możemy na liście ukryć te faktury, które już zostały przyjęte do Subiekta GT.

Sam proces wczytania faktury do Subiekta GT z użyciem Sfery jest bardzo prosty. Wystarczy zaznaczyć wybraną pozycję z listy faktur i z podręcznego menu pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Wczytaj przez Sferę.

Wybrany dokument zostanie wczytany do Subiekta w postaci standardowego okna przyjęcia faktury zakupu z automatycznie wczytanymi wszystkimi dostępnymi danymi, zaczynając od numeru dokumentu, daty wystawienia, z wczytanym kontrahentem firmą ICO, wstawionymi wszystkimi pozycjami z faktury oraz ustawionym terminem płatności. Dodatkowo rozwiązanie automatycznie pobiera obraz faktury w postaci wydruku w formacie PDF i zapisuje go w lokalizacji okreslonej w oknie Ustawienia.

W przypadku wybrania opcji pracy bez użycia Sfery, program generuje pliki EPP, które można następnie zaimportować do Subiekta GT poprzez wbudowany mechanizm importu takich plików. W celu wygenerowania pliku EPP korzystamy z podręcznego menu pod prawym przyciskiem na liście faktur i klikamy w opcję Generuj plik EPP. Plik taki zapisywany jest w lokalizacji wskazanej w oknie Ustawienia.

W przypadku wybrania opcji pracy bez użycia Sfery, program generuje pliki EPP, które można następnie zaimportować do Subiekta GT poprzez wbudowany mechanizm importu takich plików. W celu wygenerowania pliku EPP korzystamy z podręcznego menu pod prawym przyciskiem na liście faktur i klikamy w opcję Generuj plik EPP. Plik taki zapisywany jest w lokalizacji wskazanej w oknie Ustawienia.

Sugerujemy wykonywanie importu wg ustawień domyślnych widocznych powyżej. Sam import inicjujemy klikając w przycisk Wykonaj. Rezultat powinien być identyczny jak w przypadku wczytania faktury z użyciem Sfery – powinno otworzyć się standardowe okno dokumentu faktura zakupu gotowe do zapisu.

Jak widać użycie modułu bez użycia Sfery, wymaga trochę więcej klikania i dodatkowo na końcu wykonania porządków w postaci skasowania plików EPP jakie są generowane.

Zarówno w wariancie z użyciem Sfery, jak i przy generowaniu plików EPP, w przypadku zaznaczenia kilku dokumentów na liście, program kolejno wczyta te faktury / wygeneruje pliki EPP oraz pobierze obrazy wydruków faktur w plikach PDF.

Ten wpis został opublikowany w kategorii Bez kategorii. Dodaj zakładkę do bezpośredniego odnośnika.