Jeżeli często przyjmujesz towar do Subiekta na podstawie faktur od dostawcy, a pozycji na fakturze jest dużo – warto spróbować ten proces zautomatyzować. Wiadomo przecież, że im więcej pozycji towarowych na fakturze, tym trudniej znaleźć spokojną chwilę na zrobienie tego…
Z takim problemem zgłosił się do nas jeden z klientów handlujący częściami zamiennymi i akcesoriami do sprzętu AGD, który regularnie kupuje towar od kilku dostawców, a faktury zakupu rzadko kiedy mają mniej niż 10 pozycji towarowych. Na szczęście dla tego klienta każdy z jego dostawców udostępnia informację o wystawionym dokumencie sprzedaży w postaci informacji elektronicznej (plik wysyłany mailem, informacja do pobrania / skopiowania ze strony internetowej). Nasze zadanie polegało na próbie zintegrowania informacji udostępnianych przez dostawców w różnej postaci, na efekt końcowy w postaci przyjęcia towaru jako faktury zakupu w Subiekcie GT.
Efektem naszych starań była prosta aplikacja okienkowa realizująca magicznie to zadanie. Oto jak wygląda interfejs użytkownika i jak działa.
Klient otrzymuje informację o wystawionej fakturze i kopiuje tekstową treść tej informacji do okienka. Program analizuje jej treść i jeżeli znajdzie elementy charakterystyczne dla obsługiwanego formatu faktury, to wyświetla informację o wystawcy (pole Dostawca) i aktywuje przycisk Przetwórz fakturę. Po kliknięciu w ten przycisk rozpoczyna się właściwy proces przetwarzania danych i jeżeli wszystko jest w porządku z danymi po ok. 2 minutach (dla faktury z ok. 50 pozycjami towarowymi, gdzie część pozycji towarowych może być przyjmowana pierwszy raz) wyskakuje nam znajome okienko Faktury zakupu z Subiekta GT z zaimportowanymi pozycjami z faktury – niektóre dane na poniższym ekranie zostały celowo wymazane 🙂
Oczywiście aby taka magia była możliwa, program musi być przygotowany pod obsługę konkretnych formatów faktur, a i sam format danych uzyskiwanych od dostawcy musi nadawać się do automatycznego przetworzenia. W przypadku klienta który zlecił nam przygotowanie opisanego modułu, faktury były dostarczane w różnej postaci: dedykowanych plików tekstowych faktur, plików PDF z których dało się skopiować treść faktury do postaci tekstowej, czy informacji zapisanej do pliku txt ze strony internetowej w portalu dostawcy.
Jeżeli będą Państwo zainteresowani przygotowaniem podobnego rozwiązania – wystarczy podesłać na adres biuro@subiektywnedodatki.pl przykładowe faktury do oceny ich przydatności w tego typu rozwiązaniu – taka ocena jest z naszej strony bezpłatna.